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Unterwegs mit: Matthias Pianezzer - Talent Specialist bei shyftplan.

Matthias Pianezzer betreut das Recruiting von shyftplan und hat mit uns über Bewerbungsgespräche und die Bedeutsamkeit von Cultural Hiring gesprochen.

Bewerbungsprozesse: jeder kennt sie - manche verlaufen positiv, andere weniger erfolgreich. Aber worauf kommt es den Unternehmen besonders an im Recruitingprozess? Und wie überzeugen Bewerber dann im Gespräch?

Matthias erklärt Themen wie Recruiting und Bewerbung aus Sicht eines Recruiters und verdeutlicht auch, was Bewerber für ihn mitbringen sollten.

Christian: Erzähl doch zu Anfang einfach erst einmal, wie bei euch so ein Recruitingprozess aussieht.

Matthias: Unser Recruitingprozess ist je nach Rolle und Seniorität unterschiedlich. Wir haben meist vier bis fünf Schritte: Ein Telefoninterview mit der HR von etwa 30 Minuten, danach Face-to-Face Interviews mit den Hiring Managern und Gründern, kombiniert mit Case-Studies, Coding-Tasks, Probearbeiten und Reference Calls. Wir schauen im Prinzip auf drei Dinge: Culture Fit/Add, Context Awareness/Fit und Role Fit.

Beim Thema Kultur geht es natürlich darum, dass die Person ins Team passt und sich hier auch wohl fühlen würde. Wir achten darauf, dass wir auch neue Impulse ins Team holen - also besonders auch Perspektiven und Charaktere, die wir so im Moment noch nicht im Team haben, welche unsere Einstellung bezüglich Kommunikation und Zusammenarbeit aber grundsätzlich teilen. Hier sind z.B. auch Selbständigkeit, Empathievermögen und Bescheidenheit Faktoren, auf die wir achten.

Der zweite große Punkt ist Context Awareness/Fit: Da geht es uns um den Fit in das Unternehmens-Setup. Wir wachsen schnell, wir sind ein Start-Up von aktuell 34 Leuten, B2B, Software as a Service, HR-Tech, mit einem bestimmten Funding. Hier ist es wichtig zu schauen, ob der Kandidat in so einem Umfeld zurecht kommt. Wie stark kann jemand von seinen vorherigen Erfahrungen auf unsere Situation abstrahieren? Wie stark steckt jemand noch in vorherigen Strukturen und Denkmustern? Wie agiert man auf der ‘grünen Wiese’?

Und zuletzt geht es um den Role Fit, also die konkreten Fähigkeiten und Erfahrungen, die für eine Rolle relevant sind. Wir versuchen uns dabei nicht auf Jobtitel oder Berufsfelder zu fokussieren, sondern schauen darauf, was das tägliche Geschäft der Position ausmacht. Welches Handwerkszeug bringt jemand mit und passt es zu den Anforderungen der Rolle?

Christian: Gibt es Unterschiede bei der Gewichtung von kulturellem, kontextuellen oder Rollen Fit?

Matthias: Nein. Man ist bei weniger erfahrenen Kandidaten aber ggf. toleranter gegenüber Abweichungen vom Stellenprofil, wenn es um den Role Fit geht. Dort sagen wir “hire for attitude, train for skills”. Sind sie smart? Wissen sie sich zu helfen? Welche Hilfestellungen werden sie benötigen, um schnell Fuß zu fassen? Es ist uns wichtiger, dass Bewerber offen für die Herausforderung sind und den Job wirklich wollen. Und natürlich auch für sich selbst einen Mehrwert darin sehen, mal abgesehen vom Gehalt.

Wir stellen jedem Bewerber die Frage: Wie trägt die Rolle bei shyftplan zu deiner persönlichen Entwicklung bei? Was versprichst du dir davon und wo möchtest du damit hin? Wir möchten wissen, inwiefern die Rolle ihnen hilft ihre Ziele zu erreichen - statt danach zu fragen, wo sie sich selbst in 5 Jahren sehen.

Wir sind daran interessiert, möglichst lang mit den Menschen zusammen zu arbeiten und entsprechend möchten wir ihnen in ihren Rollen auch die Perspektive geben, nach der sie suchen. Wenn das unrealistisch ist, kommunizieren wir das auch - so dass man weiß, woran man ist.

Christian: Und in Führungspositionen?

Matthias: Bei “Seniors” ist es zusätzlich natürlich wichtig, dass sie bestimmte Erfahrungen schon gemacht haben und das auch in einer bestimmten Branche oder einem bestimmten Setup. Hier geht es dann z.B. auch darum, sich als Unternehmen konkrete Arbeitsmethoden oder Netzwerke zu erschließen.

Christian: Wie trefft ihr dann die Entscheidung wen ihr einstellen wollt? Und wer trifft die Entscheidung?

Matthias: Die Entscheidung wird in erster Linie von den Hiring Managern und den Gründern getroffen. Für mich als Recruiter ist im Prinzip sobald ich die Person durch den Prozess bewege schon relativ klar, ob ich den Kandidaten passend finde oder nicht, und ich gebe meine Eindrücke natürlich weiter. Ich verstehe mich dann oft eher als Moderator und hinterfrage Aspekte, bei denen es Unstimmigkeiten gibt.

Christian: Gebt ihr Bewerbern die Möglichkeit einen Einblick in seine zukünftige Umgebung zu bekommen?

Matthias: Wir versuchen es so gut wir können und so gut es die Situation hergibt. Im Vertrieb und Customer Success gibt es bei uns ein kleines Probearbeiten. Dabei setzen wir die Kandidaten direkt in die Teams. Dort sitzen sie neben einem Kollegen, hören sich eine Produktdemo mit an, machen auch selbst Calls oder bearbeiten kleine Tickets. Wir zeigen ihnen natürlich auch das Office.

Wenn ein Entwickler im Ausland sitzt, ist das etwas komplizierter aber Pair-Programming geht z.B. auch sehr gut remote und alle Beteiligten bekommen einen guten Eindruck von der Arbeitsweise des Gegenübers.

Christian: Habt ihr schon mal darüber nachgedacht Hiring Events zu machen oder nutzt ihr Case Studies oder andere Methoden?

Matthias: Wir nutzen viele Cases, wenn es zur Rolle passt. So z.B. im Marketing, Product Management, Business Intelligence, etc. Entwickler und Designer bekommen im ersten Schritt eine Coding- bzw. Design Task. Konkrete Hiring Events machen wir aktuell nicht.

Christian: Wie kann man sich die Cases vorstellen?

Matthias: Für Entwickler ist das zum Beispiel eine Programmieraufgabe, die nah an unserem Produkt ist. Für uns ist wichtig, dass jemand strukturiert arbeitet, dass es konsistent ist und man auch mal die Extrameile geht - auch wenn es in der Aufgabe vielleicht nicht konkretisiert wird. Wir wollen verstehen, wie eine Person arbeitet, ob der Code sauber ist, so dass auch andere damit arbeiten können, etc. Da trennt sich die Spreu vom Weizen relativ früh.

Christian: Wie lange dauert der Bewerbungsprozess bei euch?

Matthias: Unterschiedlich. Normalerweise zwischen 3 und 4 Wochen. Wir versuchen immer schnell zu sein, aber es gibt auch Fälle, bei denen es aus verschiedenen Gründen mal länger dauert. Wir halten die Kandidaten dabei immer auf dem Laufenden.

Christian: Wie kommuniziert ihr Absagen?

Matthias: Das kommt auf den Prozessschritt an. Mir persönlich ist es meist lieber, schriftlich abzusagen und ggf. die Option für ein Telefonat zu geben. Andere rufen lieber direkt an. Ich bin ein Freund davon, konstruktives Feedback zu geben. Immerhin hat hier jemand Zeit und Arbeit investiert. Minimal also eine Email, die Anhaltspunkte auf den Absagegrund gibt. Wenn wir keine Interviews hatten, fällt das natürlich knapper aus. Je mehr Zeit jemand investiert, desto mehr Zeit investieren wir. Relativ simpel.

Christian: Wie ist das Feedback darauf?

Matthias: Sehr gut. Wenn wir z.B. Entwickler ablehnen, bekommen diese immer ein detailliertes Feedback von unseren Entwicklern - was war gut, was vielleicht nicht so gut. Hier kommt regelmäßig der Dank, aufgrund des Feedbacks ein besserer Entwickler geworden zu sein. Besonders cool ist, wenn man Leute ablehnt und sie deine Rolle in ihrem Netzwerk weiter empfehlen.

Christian: Wie erhaltet ihr eure Kultur auch im kontinuierlichen Wachstum? Es kommen ganz viele neue Charaktere dazu - wie schafft ihr dabei eine Stringenz? Inwieweit wollt ihr die Kultur ändern oder seid ihr da flexibel?

Matthias: Man will vor allem die Kommunikationskultur erhalten. Grundsätzlich versuchen wir, so wenige Strukturen wie möglich zu schaffen und greifen nur dann ein, wenn bestimmte Dinge nicht so funktionieren, wie sie sollten oder wie sie es einmal taten.

Silobildung passiert schneller, als man denkt - auch in einem kleinen Unternehmen. Das kann im Prinzip durch alles Mögliche entstehen: es können neue Ziele sein oder neue Tools, die nur bestimmte Teams oder Personen betreffen. Dadurch hat man dann ein Thema, das in einem Team sehr präsent ist, andere aber nicht betrifft oder interessiert. Daraus können potenziell Schwierigkeiten in der Kommunikation entstehen. Wir versuchen dann, Formate zu schaffen, um dem entgegen zu wirken und alle thematisch abzuholen.

Das Thema Automatisierung ist uns ebenfalls sehr wichtig und jeder ist angehalten, proaktiv Abläufe zu automatisieren. Das muss kein riesen Prozess sein, sondern kann auch eine Kleinigkeit beinhalten: wenn man sich in bestimmten Abläufen z.B. ein ständiges Copy and Paste erspart durch eine kleine Änderung im Workflow. Solche Erfolge teilen wir dann auch im Team, sodass sich im Idealfall jemand anderes etwas abschauen kann.

Christian: Strebt ihr 100% Transparenz an?

Matthias: Wir streben 100% Retention an. Transparenz ist dabei nur ein Teil der Gleichung - wenn auch ein essenzieller. Ziel sollte sein, dass jeder Mitarbeiter soweit über die anderen Bereiche, die Geschäftsziele und vielleicht auch Probleme Bescheid weiß, dass im besten Fall konstruktive Kritik geleistet werden kann. Dieser Input kann potenziell aus allen Ecken kommen. Wir nutzen unser Beer-Meeting, das Team-Frühstück, interne Vorträge und andere Formate dafür, alle Teams zusammen zu bringen und so einen gesunden Informationsfluss aufrecht zu erhalten. Es ist Gold wert, wenn die internen Netzwerke so entwickelt sind, dass die Teams sich selbständig Hilfe suchen können und motiviert sind, sich gegenseitig zu unterstützen.

Christian: Vielen Dank, Matthias.

Arbeiten bei Shytfplan


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