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行動情報科学研究所で秘書業務を担当されている河瀬さんにインタビューを行いました。

普段、担当されている業務を教えていただけますか

普段は武田CTOの秘書業務と研究所のアドミン業務を担当しています。
秘書業務では主に会議やアポイントの調整、スケジュール管理、出張手配を行っています。
アドミン業務は、研究所の事務業務です。

業務で大変なところはどんなところですか?

基本的に私が担当している業務は、私だけで完結するということがなく、次に控えている人たちへ繋いだり、間をサポートしたりする業務が主なので、私が手を止めてしまいタスクが止まると、次の仕事をする方達の手も止まってしまい、進捗の妨げになるので、出来る限りタスクをスムーズに流していかなければなりません。なので、月初など業務が立て込む時期は結構大変です。

秘書業務で普段、気をつかっている事はありますか?

秘書がしなければならない仕事は、武田さんにしか出来ない仕事に多くの時間を割いていただけるように、それ以外の雑多な処理を引き取ったり片づけたりすることだと思っています。
武田さんは非常に忙しい方で、指示も都度一つ一つ細かくは出せないこともあるので、状況を見て判断したり、指示を点でしかいただけなくても、その点と点を繋いで線にするというようなことを思い描きながら業務にあたっています。
例えばミーティングの設定一つにしても、ただ単に人を集めるだけでなく、「このメンバーこの間も集めたな、だったら前回のこのミーティングの続きなんだろうな」とか、内容によっては、「今回だけで終わらず次回以降も引き続き進捗を追わなければならない内容なんだろうな」と考えたりしています。
武田さんのスケジュールはずっと隙間なく埋まっていて、武田さんが思い出してからだと遅かったりもするので、隙間を見つけて「この前のミーティングの進捗確認って必要ですか」と声かけもしています。
そういう細かいところをもっとキャッチアップできるようになっていければいいなと思っています。

アドミン業務で大変なところはどんなところですか

秘書業務とも共通しているのですが、アドミン業務で1番重要なのはスピード感と正確さです。
エンジニアや研究者の皆さんが担当業務に注力していただける環境を整えることが任務だと思っています。
私はプロジェクトや会議に参加しているわけではないので、外側から皆さんの業務の流れを掴むことは大変なんですが、依頼された背景を考慮するようにしています。

やりがいはどんなところに感じますか

私は最初、秘書業務もアドミン業務も、相手が気づかないくらいスムーズにサポートがされていて、それが当たり前でノンストレスという業務の在り方が1番ベストパフォーマンスだと思っていたのですが、武田さんは日頃から、私がしている業務に気付いてくださって、「いつもありがとう」とお礼を言ってくださるので、それが活力になっています。

たまーにパワフルな仕事を任されてもその一言でやっていけると思いますね!

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